Verwaltung

Verwaltung von Eigentumswohnanlagen –gemeinschaftliches Eigentum – sowie Mehrfamilienwohnhäusern

1. Grundleistung

1.1. Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der jährlichen Eigentümerversammlung

Erarbeitung der Tagesordnung und Vorbereitung von Beschlussentwürfen
Besprechung und Abstimmung zur Tagesordnung und zu den Beschlussentwürfen mit dem Verwaltungsbeirat (falls vorhanden) Leitung der Eigentümerversammlung
Protokollausfertigung und Versendung an alle Eigentümer
Umsetzung der Beschlüsse der Eigentümerversammlung

1.2. Sicherung der ordnungsgemäßen Instandhaltung und Instandsetzung, Wartung und Pflege des gemeinschaftlichen Eigentums

laufende Überwachung und Überprüfung des Zustandes der Eigentumswohnanlage bzw. des Wohnhauses, mindestens einmal jährlich,
Veranlassung der Prüfung und Wartung von haustechnischen Anlagen, wie Heizung, Aufzüge, Lüftungstechnik, Blitzschutzanlagen und Brandschutzeinrichtung durch die entsprechenden Fachbetriebe bzw. Sachverständigen,
Auswahl, Auftragsvergabe und Kontrolle notwendiger Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen am gemeinschaftlichen Eigentum, soweit es sich nicht um grundsätzliche Sanierungsmaßnahmen handelt,
Gewährleistung der ordnungsgemäßen Wartung und Pflege sowie Reinigung des gemeinschaftlichen Eigentums einschließlich Erfüllung der Anliegerpflichten, wie z. B. Garten- und Grünanlagenpflege, Reinigung von PKW- Stellplätzen, Hausreinigung, Gehsteigsäuberung und Winterdienst, durch Beratung, Anleitung und Kontrolle der Hausmeister oder Hausverantwortlichen bzw. durch Vergabe an Fremdfirmen,
Einleitung von Sofortmaßnahmen zur Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums in dringenden Fällen, z. B. Brand- und Sturmschäden, Rohrbrüche, Heizungshavarien etc.

1.3. Auswahl, Abschluss bzw. Kündigung von Versicherungs- und sonstigen Liefer- und Dienstleistungsverträgen

ständige Kontrolle des erforderlichen Versicherungsbedarfes und des Bedarfes an sonstigen Verträgen,
Regelmäßige Prüfung von möglichen kostengünstigeren Varianten
Vorlage der jeweiligen Vertragsangebote und Alternativen zur Eigentümerversammlung
Abwicklung von Schadensfällen am gemeinschaftlichen Eigentum mit den Versicherungsgesellschaften, Verursachern und Geschädigten.

1.4. Hausordnung

Erarbeitung, regelmäßige Aktualisierung und Kontrolle von Haus- und Nutzungsordnungen
Ahndung von gemeldeten Verstößen durch mündliche oder schriftliche Mahnung bzw. Weiterleitung an zuständige Stellen,
Unterrichtung der Eigentümerversammlung über bestehende Probleme einschließlich entsprechender Lösungsvorschläge.

1.5. Wirtschaftsplan/ Rechnungslegung

Aufstellung eines Wirtschaftsplanes je Wirtschaftsjahr und je Wohnanlage mit Darstellung der Kostenarten und Herbeiführung des erforderlichen Beschlusses der Eigentümerversammlung
Insbesondere werden dargestellt:
- Einnahmen und Ausgaben bei der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums, sowohl insgesamt als auch bezogen auf das Sonder- und Teileigentum,
- der Stand und die Entwicklung der Instandhaltungsrückstellung,
- Annuitäten, insofern es sich um gemeinschaftliche Angelegenheiten handelt.
Führung und Abrechnung von:
- Hausgeldkonten je Wohnanlage und Sonder- und Teileigentum,
- Einnahmekonten für Erträge
- Ausgabekonten je Kostenart
- Rückstellungskonten einschließlich optimaler Anlage, einschließlich Erledigung/ Überwachung des gesamten Zahlungsverkehrs.
Abrechnung des Wirtschaftsplanes und Rechnungslegung nach Ablauf des Wirtschaftsjahres und Vorlage zur Beschlussfassung durch die Eigentümerversammlung

1.6. Betriebskosten

Kalkulation der erforderlichen Betriebskostenvorauszahlungen/ -umlagen
Führung und Abrechnung von Betriebskosten je Wohnanlage und Sonder-/ Teileigentum,
Erledigung/ Überwachung des gesamten Zahlungsverkehrs, der Einnahmen und Ausgaben,
jährliche Betriebskostenabrechnung je Einheit in Zusammenarbeit mit Heizkosten- Serviceunternehmen (falls erforderlich),
Verrechnung von Guthaben- bzw. Sollstellungen der einzelnen Eigentümer/ Nutzer und Festlegung der neuen Betriebskostenvorauszahlungen

1.7. Weitere Grundleistungen bei der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums

Entgegennahme von Willenserklärungen und Zustellungen,
Maßnahmen zur Erledigung von allen Eigentümern gemeinschaftlich zu realisierenden Aufgaben sowie abzugebenden Willenserklärungen unter Beachtung aller Frist- und Formvorschriften,
Außergerichtliche Durchsetzung von Ansprüchen der Eigentümergemeinschaft, insofern kein Rechtsbeistand erforderlich ist,
Informationen und Abstimmung mit der Eigentümergemeinschaft oder dem Verwaltungsbeirat, sofern vorhanden.

2. Mehr- und Sonderleistungen - Preise nach Absprache

2.1.

Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von zusätzlichen Eigentümerversammlungen, sofern diese nicht durch das Verschulden des Verwalters erforderlich werden einschließlich Niederschriften, Beschlussausfertigungen und Versand -je zusätzlicher Eigentümerversammlung
Durchführung von mehr als zwei Verwaltungsbeiratssitzungen - je zusätzlicher Beiratssitzung
Erstellung zusätzlicher Abschriften und Kopien - je Seite zu Lasten des Bestellers.

2.2.

Einbeziehung von Sonderfachleuten bei der Vorbereitung und Durchführung von komplizierten Instandsetzungen, Schadensbegutachtung und Bewertung je Stunde auf Nachweis sowie Kosten der Sonderfachleute gegen Nachweis

2.3.

Abwicklung von Schadensfällen am gemeinschaftlichen Eigentum, welche durch ihre Kompliziertheit umfangreiche Zuarbeiten und Abstimmungen mit Behörden und sonstigen Personenkreisen erforderlich machen je Stunde auf Nachweis (regelmäßig zu Lasten eines möglichen Verursachers)

2.4.

Bearbeitung von schwerwiegenden Verstößen gegen die Hausordnung, wenn die Einschaltung von Schiedsstellen, Gerichten u. ä. erforderlich wird je Stunde auf Nachweis (regelmäßig zu Lasten des Verursachers)

2.5.

Erarbeitung einer zusätzlichen Rechnungslegung/ Abrechnung des Wirtschaftsplanes zwischen dem regulären Turnus, welche nicht ihre Ursache in zu vermutenden Verstößen des Verwalters gegen die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Bewirtschaftung hat – zu Lasten des Bestellers (sollten Verstöße nachweisbar sein, entfällt der Betrag)
Mahnungen an säumige Miteigentümer und sonstige Zahlungspflichtige zu Lasten des Verursachers.

2.6.

Erstellung von einer zusätzlichen Betriebskostenabrechnung auf Wunsch des Eigentümers oder Nutzers zu Lasten des jeweiligen Bestellers

2.7.

Bearbeitung von besonders schwierigen Widerspruchsverfahren und sonstigen Willenserklärungen, die auf Grundlage eines ausdrücklichen Beschlusses der Eigentümergemeinschaft/ des Verwaltungsbeirates und insofern der Widerspruch nicht offensichtliche Fehler des Verwalteraktes aufweist – je Stunde auf Nachweis
Gerichtliche Durchsetzung von Ansprüchen der Eigentümergemeinschaft je Stunde auf Nachweis sowie Kosten des Prozessbevollmächtigten (falls erforderlich, nach Möglichkeit zu Lasten der Gegenpartei)

Allgemein

Fahrkosten und Auslagen aus diesen Mehr- und Sonderleistungen gegen Nachweis
alle weiteren, künftig eventuell geforderten oder erforderlichen Mehrleistungen, welche im Leistungskatalog und im Katalog der Mehr- und Sonderleistungen nicht erfasst werden konnten, werden gesondert vereinbart und wenn möglich dem dafür Verantwortlichen direkt weiterbelastet.

Verwaltung von Mietwohnungen

1. Grundleistungen

1.1. Mietinkasso und Abrechnung mit dem Vermieter

Einzug der monatlichen Miete / Überprüfung des Zahlungseinganges
Überprüfung und Geltendmachung von Mieterhöhungen, insofern es sich nicht um Erhöhungen nach Modernisierung der Wohnung handelt
Abrechnung der Mieteinnahmen mit dem Vermieter je nach Wunsch monatlich, vierteljährlich oder jährlich
Einleitung von Mahnungen und Geltendmachung von Ansprüchen des Vermieters, insofern außergerichtliche Klärung möglich ist
Vereinnahmung und Führung der Mietkaution
Jährliche Information des Mieters und des Vermieters über die Höhe der Mietkaution

1.2. Bewirtschaftung der Wohnung

Entgegennahme und Prüfung von durch den Mieter geltend gemachten Mängeln und erforderlichen Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten
Klärung der Verantwortlichkeiten und Auswahl, Auftragsvergabe und Kontrolle der notwendigen Arbeiten – übersteigt der Wert der erforderlichen Arbeiten 75 % der monatlichen Miete, wird die Maßnahme mit dem Vermieter abgestimmt
Überprüfung der Einhaltung der Fristen von Schönheitsreparaturen durch den Mieter und eventuell Ermahnungen an den Mieter
Realisierung aller erforderlichen Maßnahmen zum Neubezug der Wohnung nach Kündigung und Abnahme, insofern die Kosten durch die Kaution abgesichert und unstrittig sind bzw. der ehemalige Mieter oder der Vermieter die Kosten übernimmt

1.3.1. Abschluss und Kündigung von Mietverträgen

Ausfertigung des Mietvertrages für den Mieter
Bearbeitung einer Kündigung durch den Mieter
Bearbeitung einer Kündigung durch den Vermieter, sofern es sich nicht um eine Kündigung infolge Eigenbedarfs handelt
Abnahme der Wohnung nach bestandskräftiger Kündigung und Klärung aller Kautionsfragen i.V. mit Punkt 1.2.

2. Mehr- und Sonderleistungen - Nach Absprache